Er du vores nye Konferencekoordinator?

Er du klar til at bruge din logiske, økonomiske og kreative sans og blive en del af en rigtig god arbejdsplads med søde, sjove og dygtige kollegaer?   

Vi søger en dygtig Konferencekoordinator til planlægning og afvikling af videnskabelige konferencer.

Hos CAP Partner er vi 45 medarbejdere, der trives i en flad organisationsstruktur, hvor der både er indsigt i beslutningsprocesser og økonomi og en uformel omgangstone. Vi har det sjovt sammen, og er gode til at hjælpe hinanden med alt fra faglig sparring til praktiske opgaver.  

CAP Partner udfører opgaver for videnskabelige foreninger på bl.a. områderne foreningsudvikling og -administration, konferenceplanlægning, support og koordinering omkring udarbejdelse af videnskabelige publikationer samt udvikling og implementering af projekter.  

I vores arbejde med at planlægge konferencer fokuserer vi på at konferencen skal give både deltagere, sponsorer og værter gode oplevelser, nye forbindelser og forhåbentlig også ny viden indenfor de givne økonomiske rammer. Vores kunder inkluderer både danske og internationale foreninger. Vi er bl.a. sekretariat for European Wound Management Association, samt professionel konferencearrangør for Diabetic Foot Study Group, European Bone and Joint Infection Society og mange andre. 

Arbejdstid

Arbejdstiden er gennemsnitligt ca. 25 timer ugentligt. Dog vil arbejdstiden i månederne op til større konferencer være fuld tid med mulighed for mere frihed/afspadsering efterfølgende i perioder med lavere aktivitet. Det primære arbejdssted er på kontoret med mulighed for enkelte hjemmearbejdsdage efter aftale (efter endt oplæringsperiode). 

Vi søger en medarbejder som kan se sig selv være i stillingen i en længere årrække. 

Dine opgaver

Arbejdet består i at assistere vores projektledere med en lang række opgaver  

  • Håndtere videnskabelige dokumenter i vores konferencesystem  
  • Opdatere sessioner og talere i vores konferencesystem herunder besvare mails fra talere og andre samarbejdspartnere 
  • Assistance til koordinering med inviterede talere, herunder booking af deres rejse og ophold 
  • Kommunikation med vores kunders (foreningernes) medlemmer og samarbejdspartnere  
  • Dataindsamling og -behandling  
  • Web-opdateringer (WordPress) 
  • Fremstilling af marketing-materialer i forbindelse med møder og konferencer 
  • Opdatering af ordrelister og produktionsplaner i Excel. 
  • Diverse ad-hoc kontoropgaver  

Herudover er du naturligt med ude og hjælpe med at gennemføre konferencen på hotel eller konferencecenter i Danmark eller udlandet. 

Vi forventer at du

  • Har en interesse for systemer og trives med at arbejde detaljeret i komplekse systemer. Du vil selvfølgelig blive oplært i de specifikke systemer. 
  • Har sans for detaljen – arbejder grundigt for at sikre høj kvalitet i de opgaver du løser. 
  • har afsluttet en kontoruddannelse/serviceuddannelse/kortere videregående uddannelse. 
  • er god til at bevare overblikket og har sans for struktur og logistik. Du skal desuden være god til skriftlig kommunikation, og kunne arbejde i Excel og PowerPoint. 
  • er god til at kommunikere på engelsk, både skriftligt og mundtligt, da vi primært arbejder med internationale foreninger.  
  • er serviceminded og sætter en ære i at give foreningerne, deres medlemmer og interessenter en god betjening, og evt. har erfaring med internationalt samarbejde. 

Send os din ansøgning

Ansøgning og CV fremsendes pr. e-mail til: job@cap-partner.eu.

I emnelinjen kan du skrive “Konferencekoordinator”.

 Vi behandler ansøgninger løbende, og håber at have afsluttet ansættelsesprocessen i løbet af august 2024. 

Spørgmål?

Kontakt eventuelt Karen Svaneborg for yderligere information om stillingen.
ks@cap-partner.eu eller tlf: 70 20 03 05.

(Ferie i uge 29-31)

Kontakt

Karen Svaneborg, Congress Manager, ks@cap-partner.eu eller
tlf. 70 20 03 05.

Adresse

Nordre Fasanvej 113
DK-2000 Frederiksberg
Denmark

Arbejdstid

Stillingen er en deltidsstilling med et gennemsnitligt timeantal på 25 timer i ugen.

Frist

Vi behandler ansøgninger løbende og håber at have afsluttet ansættelsesprocessen i løbet af august 2024

Join our team. Internship in 2024 for communicatio and marketing.